Como fazer um controle de notas fiscais para postos de gasolina?

Conheça as melhores dicas de como ter um controle de notas fiscais efetivo em seu posto de gasolina

Possuir um controle de notas fiscais eficiente pode ser determinante para o faturamento do seu posto de gasolina

Lidar com o controle de notas fiscais pode estar entre suas tarefas menos favoritas, mas quando se é proprietário de um posto de gasolina, é obviamente uma das mais importantes.

Portanto, a melhor maneira de realizar o controle de notas fiscais é usar uma amostra de faturas e criar uma estratégia para gerar, enviar e manter o controle delas.

Controle de notas fiscais

O bom gerenciamento de notas fiscais estimula o fluxo de caixa regular, alivia problemas contábeis e economiza seu tempo.

Descubra como controlar as notas fiscais para que você possa voltar ao trabalho.

Escolha o tipo certo de controle de notas fiscais para o trabalho

Não existe um modelo de controle de notas fiscais que sirva para todos – mas usar um pode melhorar o gerenciamento das notas.

Planos de pagamento diferentes funcionam para projetos diferentes, portanto, antes de começar a trabalhar, converse com seu cliente sobre um cronograma de pagamento que funcione melhor para ambos e chegue a um acordo sobre um plano.

Aqui estão algumas opções a serem consideradas:

Faturas intermediárias: em vez de pagar em uma única quantia, seu cliente pode pagar em uma série de pagamentos menores recorrentes, como mensais ou quando várias seções de um projeto são concluídas. Se você optar por faturas intermediárias, você também deve enviar uma fatura no final do projeto, detalhando o trabalho que foi concluído e o que foi pago.
Faturas recorrentes: para projetos em andamento para o mesmo cliente, faz sentido enviar pagamentos recorrentes em intervalos regulares, como semanais ou mensais. O agendamento torna o envio de faturas parte do seu fluxo de trabalho e, com sorte, seus clientes farão o mesmo e adquirirão o hábito de pagar em dia.
Faturas finais: na conclusão de um projeto, envie uma fatura final para descrever o trabalho que foi concluído e as faturas provisórias que foram enviadas. Detalhe se essas faturas provisórias foram pagas e liste o valor final pendente (se houver). Mesmo que o trabalho tenha sido pago integralmente, envie uma fatura final para encerrar as coisas para você e seu cliente.

Controle de notas fiscais online

Uma maneira rápida de reduzir dores de cabeça e agilizar o controle de notas fiscais?

Elimine o papel da equação. Notas fiscais em papel costumam se acumular (para você e seus clientes), são uma dor de cabeça de gerenciar e é fácil perder o controle sobre cada nota fiscal emitida.

Com programas online você pode enviar notas fiscais eletrônicas e verificar o status de cada envio através de seu computador ou dispositivo móvel.

Você também pode enviar notas através de seu dispositivo, usando o aplicativo de algumas prefeituras que disponibilizam a emissão e seu cliente não precisará pagar nenhuma taxa.

Evite atrasos comuns

Mesmo que você use algum controle de notas fiscais online, envie cada nota fiscal eletrônica imediatamente e, assim, minimize problemas com o atraso de envio de nota fiscal para o seu cliente, principalmente quando falamos em postos de gasolina.

Por se tratar de uma prestação de serviço dinâmica, como é o cenário de um posto de gasolina, o controle de notas fiscais precisa ser ágil e inteligente.

Deixar o cliente esperando pela nota pode influenciar na experiência do cliente e pode determinar uma quebra de confiança ou comprometer o processo de fidelização.

Conte conosco, da Amorim!

Entre em contato conosco, da Amorim, e você passará a contar com o suporte de especialistas em contabilidade para postos de gasolina. Atuamos juntos em todas as frentes, inclusive com o controle de notas fiscais.